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ES Consultas dos documentos em Custódia
Consulta Da Documentação Em Custódia
O acesso aos documentos em custódia nas instalações da GADSA pode ser efetuado de várias formas, em função do tipo de consulta, da urgência no acesso à documentação e de acordo com o perfil definido para determinado utilizador.
Todo o manuseamento no arquivo em custódia fica registado e associado ao pedido do cliente: data, hora e identificação do colaborador da GADSA responsável pelo manuseamento. Assim é mantido o controlo rigoroso dos acessos aos documentos em custódia nas instalações de arquivo da GADSA.
Qualquer manuseamento no arquivo em custódia fica registado e associado ao pedido do cliente: data, hora e identificação do colaborador da GADSA responsável pelo manuseamento.
Desta forma é mantido o controlo rigoroso dos acessos aos documentos em custódia nas instalações de arquivo da GADSA.
Consulta do documento original
O cliente efetua o pedido de consulta através da plataforma GADSA – SCA Online, através do arquivo original ou da cópia.
Os passos para o pedido de consulta do documento original são:
- Alerta ao operador de arquivo - recolha de original + localização física.
- Recolha da cópia do pedido da consulta - Indicação do original em consulta.
- Registo de existência e entrega do original.
- O documento original é colocado num saco de segurança individidual para o cliente
Por fim, é efetuada a entrega da documentação física mediante a assinatura do auto de entrega pelo cliente.
consulta de copia do documento
Os passos de quando é efetuado o pedido por uma cópia são:
- Alerta ao operador de arquivo - recolha de original + localização física.
- Recolha da cópia do pedido da consulta - Indicação de original em consulta.
- O documento é digitalizado e enviado por email ou disponibilizado através da plataforma SCA.
- Guarda-se o documento original.
Por fim, o cliente recebe a notificação de que o documento está disponível para consulta na plataforma SCA ou através do envio de email com cópia anexada.
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