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EN Consultas de documentos en Custodia
Consulta de Documentación en Custodia
El acceso a los documentos bajo custodia en las instalaciones de GADSA se puede realizar de diversas formas, en función del tipo de consulta, de la urgencia en el acceso a la documentación y según el perfil definido para un determinado usuario.
Todo el manejo en archivo bajo custodia Se registra y asocia a la solicitud del cliente: fecha, hora e identificación del empleado de GADSA responsable de la atención. De esta forma, un estricto control del acceso a documentos bajo custodia en las instalaciones del archivo de GADSA.
Cualquier manipulación del archivo en custodia queda registrada y asociada a la solicitud del cliente: fecha, hora e identificación del empleado de GADSA responsable de la manipulación.
De esta forma se mantiene un estricto control de acceso a los documentos conservados en las instalaciones del archivo de GADSA.
Consultando el documento original.
El cliente realiza la solicitud de consulta a través de la plataforma GADSA – SCA Online, utilizando el archivo original o una copia.
Los pasos para solicitar la consulta del documento original son:
- Alerta al operador de archivo: recopilación del original + ubicación física.
- Recogida de copia de la solicitud de consulta - Indicación del original en consulta.
- Registro de existencia y entrega del original.
- El documento original se coloca en una bolsa de seguridad individual para el cliente.
Finalmente la documentación física se entrega previa firma del albarán de entrega por parte del cliente.
consulta de copia de documento
Los pasos a la hora de pedir una copia son:
- Alerta al operador de archivo: recopilación del original + ubicación física.
- Recogida de copia de la solicitud de consulta - Indicación del original en consulta.
- El documento se escanea y se envía por correo electrónico o se pone a disposición a través de la plataforma SCA.
- Conserve el documento original.
Finalmente, el cliente recibe una notificación de que el documento está disponible para su consulta en la plataforma SCA o enviando un correo electrónico con una copia adjunta.
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